рамка для файлов легко и удобно помещается в ящик, удерживая V-образные навесные файлы, если они не имеют встроенной рамки.
• Надписи «Исходящие» или клейкие листы для заметок Post-it прекрасны для маркировки места, куда нужно временно убрать документы. Они очень облегчают окончательную подшивку документов.
• Пластиковые файлы прекрасно подходят для безопасного и долговечного хранения и транспортировки документов в портфеле и в поездках.
• Карманные файлы идеальны для финансовых записей, небольших чеков и образцов продукции и материалов.
• Самоклеющиеся разделители файлов (с карманами и без) — остроумное средство для разделения и организации документов внутри файла (выпускаются компанией Smead).
• Настольные стеллажи можно использовать для «горячих» документов или для бумаг, которые вы должны передать кому-либо еще (например, для банковских депозитов, приглашений в RSVP (the Retired and Senior Volunteer Programm, Национальная программа добровольной работы для пенсионеров), напоминаний, кому нужно выразить благодарность, и того, что нужно ввести в компьютер). Компании Flex-sort и Fellowes производят интересную и стильную продукцию.
• Папки-классификаторы, помещенные в настольный стеллаж, прекрасно подходят для организации текущих срочных проектов или файлов клиентов на рабочем столе. Они выпускаются с разделителями, чтобы облегчить разделение файлов на категории.
• Проволочные корзины/лотки для бумаг совершенны для входящих и исходящих документов. Они позволяют разделять сообщения для разных сотрудников, помогают группировать пачки информационных бюллетеней и различную литературу на книжных полках.
• Подставки для книг — хорошее средство для экономии места, содержания в порядке книжных полок и отделения друг от друга разных категорий документов или литературы.
• Держатели для журналов позволяют успешно сгруппировать публикации по категориям или аккуратно хранить их на книжных полках.
5. Поддерживать порядок
Поздравляю! Ваш
офис выглядит прекрасно и находится в полном порядке. Теперь поговорим о том, как поддерживать его в таком состоянии:
• Каждый день. Сортируйте почту над корзиной для бумаг. Будьте жестким в отношении того, что собираетесь сохранить. Отведите для уборки пятнадцать минут в конце каждого дня. Это будет хорошим завершением дня и позволит на следующее утро вернуться в чистый офис с ясной головой.
• Постоянно. Очищайте настольный файл для телефонных записей, пока говорите по телефону. Найдите время на то, чтобы просматривать и очищать файлы по мере работы с ними. Держите под рукой запасные цветные папки для файлов; добавляя новый файл, напишите ярлык карандашом и добавьте файл к своей системе. Периодически создавайте качественные ярлыки для всех новых папок с файлами или попросите кого-нибудь помочь вам написать их красивым почерком.
• Ежегодная генеральная уборка. Ценность поддержания порядка на рабочем месте очень высока, потому что здесь задачи, обязательства и проекты часто меняются. Ожидайте изменений. Попробуйте использовать «тест карандашных точек». Каждый раз, когда работаете с документом, ставьте карандашом точку в верхнем правом углу папки, в которой он находится. В конце года изымите все документы, на которых нет точек, и выбросите их. Или, если эти документы имеют налоговое или юридическое значение, поместите их в архив. Посвятите целый день обновлению своей системы организации, чтобы она соответствовала времени. Еще раз переоцените свои категории. Устраните то, что больше неуместно, и отнесите старые файлы в хранилище. Обновите перечень файлов, чтобы он отражал это. Сделайте новые ярлыки, если старые износились. Если нужно, реорганизуйте ящики с файлами. Периодически покупайте приятное новое приспособление для организации пространства, чтобы ваша система оставалась забавной и интересной, — но сначала подумайте, куда его поместите!
Глава 7
ДОМАШНИЕ ОФИСЫ
АНАЛИЗ
1. Что работает?
Примеры:
«Пакеты моих рекламных
материалов всегда собраны и готовы к отправке. Получив запрос, я могу быстро добавить к ним вводные заметки, наклеить адрес, поставить штамп и тут же отослать пакет».
Консультант
«Все мои каталоги стоят на этой полке у телефона, и я выбрасываю старые, как только выходят новые. Мне нравится, что я могу за секунду добраться до самых современных материалов».
Дизайнер интерьера
2. Что не работает?
Примеры:
«Мой офис начинается в полутора метрах от спальни. По мере роста моего бизнеса рос и офис — сначала до потолка, а потом — наружу, во всех мыслимых направлениях. В конце каждого рабочего дня документы разбросаны по всей моей кровати, и часто мне приходится спать на тахте. Помогите! Я хочу снова спать в своей постели».
Профессиональный лектор
«Я постоянно теряю вещи у себя в офисе. На прошлой неделе, за день до презентации для моего основного клиента, я потерял важное коммерческое предложение. Я не спал всю ночь, пытаясь его найти, а потом мне пришлось повторно его написать. Так или иначе, мне всегда удается выкрутиться в последний момент, но уровень напряжения невыносимо высок».
Фотограф, писатель и преподаватель
«Иногда я не отправляю счета клиентам, потому что не могу найти соответствующую документацию и не имею никакого способа прослеживать свои платежи для возмещения затрат. Я теряю деньги!»
Архитектор
3. Что для вас самое важное?
Примеры:
• Дэвиду Т., финансовому консультанту, нужно было место для папок с документами текущих клиентов, потенциальных клиентов, пассивных клиентов, ежедневных и еженедельных финансовых публикаций и информации о различных программах инвестиций и компаний, за финансовым положением которых он наблюдал.
• Мэри Б., профессиональному лектору, нужно было место для рекламных материалов, речей и набросков; презентационного оборудования и предложений; архива видео- и аудиокассет, справочников и статей; информации по счетам и платежам.
• Марлен
