.
• Чтобы отмечать содержимое и отслеживать состояние и поток документов и папок с файлами, используйте позиции табуляции. (Больше информации об использовании позиций табуляции как визуальных ключей можно найти в Главе 6-й.) Например:
Ящик для счетов
• Счета давности 1—45 месяцев (левая позиция табуляции).
• Счета давности 16–31 месяца.
• Счета за покупки, оплаченные кредиткой (центральная позиция табуляции).
• Банковские счета (по одному для каждого).
• Чеки (правая позиция табуляции).
— Электроприборы.
— Автомобиль.
— Одежда.
— Продукты питания.
— Арендная плата.
Ящик претензий по страхованию
• Бланки претензий (левая позиция табуляции).
• Счета для подтверждения.
• Представленные на рассмотрение, ожидающие решения, первичные обращения (центральная позиция табуляции).
• Претензии в процессе рассмотрения, относящиеся к врачу (правая позиция табуляции).
• Законченные претензии (в конечном счете, эта папка должна войти в налоговые отчеты).
Ящик планирования отпуска
• Рекламные буклеты (по авиакомпаниям) (левая позиция табуляции).
• Бланки путешествии.
• Идеи для поездок (центральная позиция табуляции).
• Экскурсии.
• Поездки на уик-энд.
• Экстремальные путешествия.
• Курорты.
Прошлые поездки (правая позиция табуляции)
— Франция
— Калифорния
• Если вы используете ячейку сейфа, ниже приведены документы, которые можно в нее положить. Кроме специально отмеченных случаев, все документы должны быть оригиналами; храните их копии в домашнем информационном центре.
— Документы на усыновление.
— Доверенность или документы на владение автомобилем.
— Свидетельства о рождении.
— Документы о гражданстве.
— Копии завещаний (храните зарегистрированный в округе оригинал).
— Список счетов и номеров кредитных карточек.
— Свидетельства о смерти.
— Акты и ипотечные документы.
— Свидетельство о разводе.
— Информация
об истории семьи и негативы важных фотографий.
— Опись и оценка имущества (в том числе, негативы фотографий и видеозаписи).
— Важные контракты.
— Инвестиционные сертификаты.
— Договора аренды.
— Список номеров банковских счетов.
— Список названий и номеров страховых полисов.
— Свидетельство о браке.
— Записи о военном учете.
— Паспорта.
— Патенты и авторские права.
— Информация по пенсионному плану.
— Акции и облигации.
— «Карта» жизненно важных документов (см. Советы посвященного).
СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО
Создайте «карту» жизненно важных документов
«Карта» жизненно важных документов — это опись всех ваших самых важных бумаг, чтобы их можно было легко восстановить в случае непредвиденный обстоятельств: если вы потеряли бумажник, ваши документы пострадали от огня или стихийного бедствия, с вами что-нибудь случилось, членам семьи нужно знать, где все это хранится. Скопируйте все важные документы, удостоверяющие вашу личность, которые обычно храните в бумажнике, и держите эти копии вместе с «картой» жизненно важных документов. Кроме того, сделайте список всех своих жизненно важных и финансовых документов, укажите, где они хранятся, а также укажите контактные имена и номера, чтобы заменить их в случае непредвиденных обстоятельств. Держите все эти записи в ячейке сейфа. Храните другую копию этого списка дома, в пластиковом файле вместе с «Картой» жизненно важных документов. Если документы, которые хранятся дома, а также в ячейке банка, могут пострадать от огня, землетрясения или наводнения, отошлите еще одну копию списка своему адвокату, другу или члену семьи, который живет не с вами.
СЕКРЕТЫ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОРГАНИЗАТОРА
Чтобы было удобно хранить все документы, связанные с налоговыми декларациями, заведите банковский ящик с шестью подвесными полками, промаркированными по годам от 1 до 6 (но не по текущим годам). Так вам не нужно будет каждый год менять ярлыки. Храните налоговые документы за
последний год в папке с ярлыком Год 1, документы за предыдущий год — в папке Год 2 и так далее. В конце каждого года выбросите содержимое самой нижней папки (Год 6), переместите содержимое каждой папки на одну папку назад и поместите документы за год, который только что закончился, в папку Год 1. Положите банковский ящик в чулан или на чердак. Если вас вдруг посетит налоговый инспектор, вы будете к этому готовы.
4. Разложить по местам
МОИ ЛЮБИМЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ ДОМАШНИХ ДОКУМЕНТОВ
• Деревянные тумбочки с двумя ящиками — обычно их размер прекрасно подходит для хранения домашних документов. Ищите привлекательные деревянные ящики; дешевые металлические картотечные блоки легко гнутся и ржавеют, что может затруднить хранение.
• Портативные ящики для папок — прекрасная альтернатива, если у вас нет места для тумбочки. Они бывают пластиковыми, из ротанга, из лозы и из оцинкованной стали и легко помещаются на любой полке.
• Подвесной «карман» для файлов — его можно превосходно использовать в качестве навесного оборудования на стене, особенно если вы — визуал и страдаете от синдрома «С глаз долой — из сердца вон» (очень популярны настенные «карманы» производства компании E-Z Pocket).
• Деревянные и плетеные корзины — прекрасный способ хранить на столе или бюро офисные принадлежности, не создавая беспорядка.
• Лотки для писем — привлекательное приспособление для сортировки почты и сообщений по адресатам в прихожей, на столе или на другой поверхности. Могут быть выполнены из ротанга, дерева, лозы, проволочной сетки и из стали.
• Плетеная из лозы или из проволоки подставка для телефона и автоответчика — замечательное средство для экономии места.
• Коробки, обклеенные бумагой, — привлекательный способ сортировать и хранить рецепты, детские рисунки и банковские принадлежности на полках.
• Бюро из ротанга и дерева — превосходное приспособление для хранения файлов, папок и офисных принадлежностей, позволяющее замаскировать все это
