Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

кого волнует, как это выглядит?» В результате их систему организации скучно, неинтересно и противно поддерживать.

Организация пространства и уборка — задачи, которые постоянно повторяются. Но их можно сделать намного более интересными и веселыми, если внести в свою систему организации элементы личного стиля и вкуса. Не стоит недооценивать значение стиля; он может сильно влиять на то, поддерживаете вы свою систему организации пространства или нет. В каждой главе Частей III и IV вы найдете руководства по выбору и маркировке емкостей для хранения, которые кажутся вам эстетичными и радуют глаз. В таком случае ваша система организации будет вызывать у вас вдохновение и радость.

ВТОРОЙ УРОВЕНЬ: ВНЕШНИЕ ФАКТОРЫ

Мы живем в сложном и изменчивом мире, который бросает вызов всем нашим усилиям стать организованными. По большей части мы научились его принимать и, как минимум, достигли приемлемого уровня контроля. Но иногда, что бы мы ни делали, ничего изменить не удается. Некоторые внешние факторы просто не позволяют нам достичь желаемого уровня организованности — если только мы не найдем способа их обойти.

Чтобы определить, не давят ли на вас какие-либо внешние ограничения, ответьте «Верно» или «Неверно» на следующие утверждения:

1. Когда в вашей компании начинаются сокращения, вам в наследство достаются обязанности уволенных сотрудников.

2. Недавно ваша компания прошла через процесс слияния или изменения основных бизнес-процессов.

3. Вы начали собственный бизнес.

4. Сейчас ваш бизнес находится в стадии быстрого роста.

5. Вы — мама или папа, работаете полный день и заботитесь о пожилых родителях.

6. В день вы получаете больше сотни сообщений по электронной и голосовой почте.

7. Вы чувствуете напряжение из-за необходимости постоянно отвечать на письма или факсы.

8. Вы не можете справиться с обновлениями и изменениями вашей компьютерной системы.

9. На работе вы страдаете от постоянных помех.

10. Ваша работа связана с жестким

соблюдением сроков.

11. Ваша работа связана с очень большим количеством документов и бумаг.

12. Ваша работа — непрерывный бизнес, он действует 24 часа в сутки.

13. Ваше рабочее место недавно переместилось из отдельного кабинета в общую рабочую комнату.

14. Вы находитесь посреди переходного процесса, например изменений в карьере, изменения направления вашего бизнеса, развода, переезда или создания семьи.

15. Недавно в ваш дом или офис кто-нибудь переехал.

16. У вас исключительно неорганизованный шеф, который постоянно нарушает ваш рабочий график.

17. Ваш супруг, ребенок или сосед по комнате — страшный неряха и не заботится о поддержании порядка.

18. Ваш подчиненный организует вещи совершенно не так, как вы, и все время пренебрегает вашей системой.

19. Вы живете в тесной квартире, где очень мало или вообще нет места для хранения.

20. Вы работаете в тесном офисе, где очень мало или вообще нет места для хранения.

ПОДСЧЕТ РЕЗУЛЬТАТОВ

Используйте эту таблицу, чтобы определить, не приходится ли вам бороться с препятствиями, которые созданы не нами, и какие действия нужно предпринять чтобы с ними справиться.

Внешний фактор № 1. Нереалистичная рабочая нагрузка

Однажды я читала лекцию о тайм менеджменте сотрудникам агентства недвижимости. В середине лекции я почувствовала почти осязаемое сопротивление. Я остановилась и спросила слушателей, в чем его причина. Они сказали, что недавно компания существенно сократила штат, и в результате стало совершенно невозможно справляться с рабочей нагрузкой. Графики встреч удвоились, проекты выросли в четыре раза, а количество людей, которых нужно было контролировать, увеличилось многократно. Им нужны были не новые приемы по организации, а чудесное избавление от напряженной ситуации, которую, очевидно, создали не они.

Сегодня все больше компаний проходят через сокращения и интенсификацию размеров, все чаще в семьях работают оба супруга, все большую популярность приобретает ведение

бизнеса из дома. Вследствие всего этого рабочие перегрузки неизбежно становятся все более распространенным феноменом. Если вы пытаетесь втиснуть восемьдесят часов работы в шестьдесят часов рабочей недели, то наверняка страдаете от рабочих перегрузок.

Чтобы увидеть действительную картину того, насколько реалистична ваша рабочая нагрузка, в течение одной-двух недель проследите, на что вы тратите время. Разделите страницу в тетради на две колонки. Записывайте в левой колонке каждую задачу, которую выполняете. В правой колонке записывайте все задачи, которые необходимо выполнить, но вы никак не доберетесь до них (вместе с самыми смелыми предположениями о том, сколько времени это может потребовать). Когда вы закончите, этот список поможет выявить, в каких случаях вы используете время не лучшим образом, а также совершенно четко покажет, сколько рабочих часов вам необходимо на самом деле.

Что делать дальше, зависит от ситуации. Если вы — сотрудник корпорации, то можете поделиться своими открытиями с шефом, чтобы он реально увидел вашу ситуацию и вместе с вами поучаствовал в «мозговом штурме» по поводу возможных решений. Если вы сами себе хозяин, то, возможно, можете контролировать развитие своего бизнеса или нанять дополнительный персонал. Если вы работаете и в то же время заботитесь о детях, престарелых родителях или о ком-то еще, внимательно рассмотрите все свои домашние заботы. Может быть, от некоторых из них можно отказаться (так ли уж необходимо мыть полы каждый день)? Вероятно, можно делегировать ответственность за выполнение некоторых обязанностей другим членам семьи или кого-либо нанять.

Внешний фактор № 2. Высокие темпы жизни и новые технологии

С каждым днем жизнь, окружая нас множеством возможностей, заставляет работать лучше, двигаться быстрее и знать больше. Сложно не потерять голову в этой безумной гонке. Чтобы этого не произошло, очень полезно время от времени устраивать себе перерыв, думать, прежде чем действовать, и иногда говорить «нет»