Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

используются для хранения всех этих бумаг, о стоимости квадратного метра пространства, которое занимает вся эта мебель, и увидите, как дорого может стоить хранение ненужных документов.

Ниже приведены некоторые советы для контроля количества бумаг, которые вы храните.

1. Сверьтесь с бухгалтером, юристом или менеджером по поводу рекомендаций для хранения налоговых и юридических документов. Если вы должны хранить некоторые документы по юридическим соображениям, поместите их в общее хранилище компании.

2. Храните только ключевую информацию — материалы, которыми действительно пользуетесь. Чтобы решить, что является ключевой информацией, задайте себе следующие вопросы по поводу каждого листа бумаги. «Да» означает, что его нужно сохранить, «Нет» — что его пора выбросить.

• Связан ли этот документ с ключевыми аспектами моего бизнеса?

• Поможет ли он завершить проект, над которым я сейчас работаю?

• Представляет ли этот документ реальную и жизнеспособную возможность для моего бизнеса?

• Обращаюсь ли я к этой бумаге регулярно?

• Поможет ли мне этот документ заработать деньги?

• Есть ли у меня время сделать что-либо в соответствии с ним?

• Есть ли налоговые или юридические причины для его хранения?

• Изменилась бы моя жизнь или работа, если бы у меня не было этого документа?

3. Если у вас есть ящики, заполненные документами, которые вы не просматривали больше года, освободите место для новой системы, сложив эти документы в отдельный ящик, и храните их в другом месте, отметив в своем календаре дату приблизительно через три месяца, чтобы вынуть и рассортировать их. К тому времени вы будете уже некоторое время использовать новую систему, и процесс «чистки» пойдет намного быстрее.

«ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ

• Реклама различных товаров. Реклама и почтовая рассылка на тему программного обеспечения, каталоги товаров и т. д. Если вы не готовы покупать прямо сейчас, выбросите все это. Те, кто рассылает

рекламные материалы по почте, часто лишены каких бы то ни было угрызений совести — вы никогда не избавитесь от этих каталогов, буклетов и листовок. Можете быть уверены, что вам отправят любые новые рекламные материалы. Когда вы будете готовы к покупке, то, конечно же, обратитесь к самым свежим письмам.

• Старые журналы, книги и статьи. Если вы не просматривали их в течение последних двенадцати месяцев, то смело отправьте в корзину для бумаг, потому что к настоящему времени все эта информация, скорее всего, устарела. Кроме того, новую или обновленную информацию практически по любому вопросу можно получить быстрее, чем я успею дописать это предложение. «Отпуская» эти материалы, вы можете пережить настоящий катарсис, а также освободить много места — вам станет легче дышать и хранить нужные вещи.

• Устаревшие материалы исследований и литература. Эти предметы громоздки; они занимают много места, и большинство из нас никогда не обращаются к ним снова. Если хотите сэкономить место, повторяйте: «Хранить источник, выбросить бумагу». Поддерживайте список источников (фактических и потенциальных) по темам в настольной телефонной записной книжке или в адресной книге в компьютере. Если вам когда-либо снова понадобится этот материал, вы сможете связаться с источником и получить самую свежую версию.

• Копии документов. Вообще говоря, нет никаких причин хранить больше двух копий любого документа. Храните оригинал в пластиковом файле, чтобы не потерять его, и, если необходимо, держите копию под рукой, чтобы ею легко было пользоваться.

• Черновики писем и предложений. Храните только окончательный вариант. Расстаньтесь с остальными; в конце концов, они обычно содержат то, что вы решили не использовать!

• Расходные материалы. Избавьтесь от громоздких, занимающих много места запасных расходных материалов, которыми не пользуетесь. Пусть ящики с расходными материалами всегда будут аккуратными и полупустыми. Так вам будет легко увидеть, не заканчиваются ли какие-то важные

материалы до того, как ситуация станет критической. Наклейте список основных расходных материалов на внутреннюю поверхность ящика или дверцы шкафа, чтобы он напоминал о том, что вам нужно.

ЗАКОН ЗАМЕТНЫХ И ЗНАЧИМЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ

Избегайте распространенных ловушек:

Читать все. Ах, что же делать со всеми этими статьями, которые вы сохранили, и публикациями, которые так и не удосужились прочитать? Как можно решить, сохранить или выбросить их, не зная, о чем они? Когда вы просматриваете их, чтобы принять это решение, их содержание кажется интересным; вы останавливаетесь и начинаете читать. Вскоре оказывается, что прошло несколько часов, и вы приходите в уныние, потому что ничего не довели до конца. Сконцентрируйтесь на том, чтобы определить общее содержание статей, затем поместите их в папки по темам. Если у вас есть пачка непрочитанных информационных бюллетеней, которые вы не хотите выбрасывать, не ознакомившись с ними сначала, положите их в отдельную корзину или стопку и запланируйте определенное время для их чтения. Или, например, сложите их на полку у двери в офис. По пути на обед или домой захватите с собой парочку журналов и почитайте их во время еды или в транспорте. Сейчас нужно только одно — продолжать сортировку.

Что делать с «может быть…». Если вы наткнулись на устаревшую брошюру о круизе, которую не хотите выбрасывать, потому что очень интересуетесь путешествиями, создайте папку «Путешествия» и положите брошюру в нее. Если ваша система хранения позволяет быстро и легко находить документы, не так уж страшно, когда в папке лежит несколько лишних бумаг. По крайней мере, все, что касается путешествий, теперь находится в одном месте, и в будущем вы всегда сможете «очистить» содержимое этой папки.

3. Найти всему свое место

• Если у вас достаточно ящиков в пределах досягаемости от стула, на котором вы сидите, принимать решения по поводу размещения разных категорий документов должно быть довольно легко. Для этого достаточно поместить