Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

в поезде или в автомобиле, на полпути к пункту назначения, невозможно вернуться за какой-либо нужной вещью. Давайте рассмотрим некоторые типичные рабочие зоны, оборудование и модули хранения для мобильных офисов и то, как все это можно хранить во время авиаперелетов и путешествий в поезде и автомобиле.

ПУТЕШЕСТВИЕ В САМОЛЕТЕ ИЛИ В ПОЕЗДЕ

ПУТЕШЕСТВИЕ В АВТОМОБИЛЕ

Идеи для расширения пространства

Для профессиональных путешественников лучший способ расширить пространство состоит в том, чтобы научиться путешествовать налегке.

СОВЕТЫ ДЛЯ ПУТЕШЕСТВУЮЩИХ НАЛЕГКЕ

• Если у вас есть ноутбук, храните как можно больше важной информации на дискете или жестком диске, ограничив количество распечатанных копий только самым необходимым (контракты, рекламные материалы).

• Вместо того чтобы везти с собой тяжелые презентационные материалы, отправьте их по почте прямо в гостиницу или в место своего назначения.

• Берите с собой заранее напечатанные ярлыки и конверты, чтобы отсылать обработанные документы по почте обратно в офис. Пользуйтесь диктофоном, чтобы наговаривать ответы на письма и отправляйте кассеты по почте своему ассистенту для дальнейшей обработки.

• Ограничьте свой передвижной гардероб одеждой одного-двух основных цветов (например, черным и белым). Тогда все вещи будут подходить друг к другу, облегчая сборы. Для разнообразия периодически добавляйте парочку цветных деталей или аксессуаров.

• Берите в поездку небольшое количество любимых туалетных принадлежностей, оставляя большие бутылки и банки дома, если только ваша поездка будет не слишком долгой.

• Перед тем как взять с собой фен, утюг или пароварку, позвоните в гостиницу и спросите, предлагаются ли там такие удобства.

• Кладите в бумажник только самое необходимое: водительские права, одну кредитную карточку, телефонную карточку, АТМ-карточку^[6] и паспорт со всеми вашими текущими номерами счетов. Кроме всего прочего, это еще и безопаснее!

• Составьте список

всех вещей, которые нужно взять с собой. Если вы много путешествуете, продумайте несколько версий таких списков для разных типов поездок (одни сутки или три-семь дней, в страну с жарким или холодным климатом и т. д.).

Оценка времени

Ниже приведено среднее время, необходимое для организации мобильного офиса:

ДЕЙСТВУЕМ!

1. Сортировка

По сравнению с почти любой другой ситуацией организации пространства, мобильные офисы вынуждают нас быть более избирательными при сортировке и группировании вещей. Ведь в самолете, в поезде или в автомобиле невозможно путешествовать караваном. Ниже приведен список возможных способов сортировки, который может пробудить у вас собственные ассоциации.

Способы сортировки документов

По счетам клиентов.

По хронологии событий в течение поездки.

По географии.

Или документы можно разделить следующим образом:

Работа, связанная с поездкой.

Работа, не связанная с поездкой.

Литература.

Файлы проектов или клиентов.

Работа в самолете.

Работа на встречах.

Способы сортировки литературы

По категории продукции.

По размеру.

В алфавитном порядке.

По типам клиентов.

Способы сортировки одежды

По ситуациям.

По комплектам.

Повседневная, рабочая или спортивная.

Чистая или грязная.

Верхняя одежда, белье или аксессуары.

То, что нужно повесить, сложить или не нужно ни складывать, ни вешать.

Способы сортировки туалетных принадлежностей

По категориям (средства для ухода за зубами, за волосами, для ванны и душа; косметика; парфюмерия).

По размеру и весу.

Самые необходимые (в несессере) или обыкновенные (в чемодане).

Хрупкие или прочные.

Способы сортировки оборудования

По категориям:

Компьютер.

Связь.

Презентации.

Способы сортировки документов, связанных с поездкой

По категориям:

Файлы.

Билеты и путеводители.

Кредитные карточки

.

Паспорта.

Деньги.

Способы группировки расходных материалов

По категориям:

Для записей.

Для компьютера.

ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕК

Приведите в порядок свой домашний офис. Секрет того, как быть организованным человеком в дороге, отчасти основан на том, чтобы домашний офис тоже был организованным. Запланируйте генеральную уборку в домашнем офисе сразу же после того, как закончите с мобильным, чтобы одна система поддерживала другую.

Сначала займитесь тем, что видите. У многих профессиональных путешественников есть внушительные коллекции сумок и чемоданов, доверху забитых вещами, которые они так и не распаковали после предыдущих поездок. Запланируйте разобрать весь этот багаж после разбора основных чемоданов и автомобиля: давно забытый багаж будет проще рассортировать, если у вас уже существует представление о вашей системе организации.

2. «Чистка»

Для профессионалов мобильных офисов она заключается в том, чтобы избавиться от лишних предметов, которые не используются и накопились в автомобиле, портфелях и чемоданах. Кроме того, на этой стадии нужно принять решение о том, чего вы не будете брать в поездки. Ведь вы хотите путешествовать налегке и с комфортом.

«ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ

• Литература и отчеты по продажам — если они старые, мятые или испачканные.

• Расходные материалы, образцы и презентационные материалы — если вы их так никогда и не использовали.

• Устаревшая литература — если она осталась непрочитанной, как минимум, в течение шести месяцев.

• Документы, оставшиеся с предыдущих встреч, — если вы никогда их не открывали или отложили в сторону сразу после встречи.

• Туалетные принадлежности — если вы некоторое время не пользовались ими, то, возможно, уже не воспользуетесь никогда.

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО

Продуктивно используйте время в поездке

Профессиональные путешественники часто говорят, что работают лучше всего именно