Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

счета и другие важные бумаги на видном месте. Это напоминает им о том, что нужно сделать. Эти намерения благородны, но результат обычно плачевный, потому что эти визуальные напоминания в итоге оказываются заваленными другими бумагами или просто забытыми. Выход из такой ситуации состоит в том, чтобы создать систему организации, которой вы можете доверять и в которой для всего есть свое место.

ПЛАНИРУЕМ

Создаем стратегию: определяем рабочие зоны

Независимо от того, живете вы с супругом или в одиночестве, в квартире или в доме, работаете дома или в другом месте, каждое домашнее хозяйство требует собственного небольшого информационного центра. Это — место для работы со всеми документами и информацией, которые связаны с повседневными делами, например телефонными звонками, списками покупок, сообщениями из школы и общественных организаций и домашними счетами.

Выберите для такого центра открытое место, в которое естественно притягиваются все члены семьи, где они проводят много времени, где всегда оставляют почту, звонят по телефону и т. д. Что бы вы ни выбрали — кухню, столовую или холл у входной двери, — вам понадобится рабочая поверхность (для того чтобы писать письма, оплачивать счета, подписывать бланки), место для хранения папок (ящик или портативные картотечные ящики на полке); ящик или корзина для расходных материалов (марок, степлера, ножниц, скрепок, скотча).

Иногда людям нравится выполнять некоторые виды работ с домашними документами в одной области дома, а другие виды работ — в другой. Например, вы можете делать и записывать все телефонные звонки в кухне, а работу, связанную с оплатой счетов и заполнением налоговых деклараций, — в спальне, потому что она носит более частный характер. Это прекрасно до тех пор, пока вы выполняете определенную работу в определенном месте или области дома и привязаны к ней. Если же работа с документами рассеяна по всему дому без всякой системы, вам будет чрезвычайно сложно помнить, где и какие бумаги сейчас находятся

.

Ниже приведены некоторые типичные зоны деятельности, необходимые для нее предметы и модули хранения для домашних информационных центров, расположенных в кухне.

Советы по перестановке мебели

• Если ваш домашний информационный центр находится на кухне, у вас вряд ли будет много возможностей передвигать мебель. Однако может быть необходимо освободить комод или ящик для хранения соответствующих предметов и приспособлений.

• Подумайте о том, чтобы повесить на стену полку для поваренных книг или коробок для входящей/исходящей почты членов семьи.

• Если для комода нет места, используйте для хранения документов близлежащие полки или рабочие столы (см. раздел «Мои любимые системы хранения»).

• Чтобы сэкономить место, повесьте на обратной стороне кухонной двери семейный календарь и доску для сообщений.

• Если планируете заниматься документами в спальне, используйте в качестве стола у кровати тумбочку с двумя ящиками и задрапируйте ее привлекательной тканью. У такой тумбочки будет двойная функция.

• Если ваш информационный центр находится в столовой, подумайте о том, чтобы использовать для документов и расходных материалов ящики и отделения горки или буфета.

• Оставьте достаточно места перед комодами (около метра), чтобы можно было полностью открыть ящики и добраться до их содержимого.

• Если обустраиваете свой информационный центр в отдельной комнате, сделайте его как можно более привлекательным, чтобы вам нравилось там находиться. В этом могут помочь источники света, растения, картины и другие произведения искусства. В противном случае, счета так и останутся неоплаченными!

Оценка времени

Ниже приведено среднее время, необходимое для организации домашнего информационного центра:

ДЕЙСТВУЕМ!

1. Сортировка

ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕК

Вероятно, документы разбросаны по всему вашему дому. Если вы начнете собирать их из всех отдаленных мест, то быстро устанете. Начните обустройство информационного

центра именно с того места, где собираетесь его разместить. Сначала приведите в порядок именно это место. После одной или двух сессий уборки ваш центр уже можно будет использовать. И тогда вы будете готовы перенести сюда документы из всех других областей дома, предварительно рассортировав и очистив их.

Способы сортировки документов

По категориям (финансовые, важнейшие документы, путешествия и т. д.).

По членам семьи (медицинские карты — Джон, медицинские карты — Мэри).

По месту хранения (дома, в архиве, в ячейке сейфа).

Способы сортировки рецептов

По категориям (закуски, супы, диетические блюда, блюда для гостей и т. д.).

Те, которые вы пробовали, или те, которых не пробовали.

Способы сортировки фотографий

По году.

По событиям или поездкам.

По персоналиям.

Вот как разбила по категориям свои домашние документы одна моя клиентка. Не создавайте категории «Разное». Всегда есть большой соблазн сделать это, но наличие такой категории сделает поиск почти невозможным, потому что никто никогда не помнит, что положил в категорию «Разное».

Финансовые документы:

• Бухгалтерия.

• Банковские извещения (по счетам).

• Счета для оплаты.

• Кредиты и декларации.

• Финансовый консультант и информация.

• Инвестиционные документы.

• Кредитные соглашения и чековые книжки.

• Корешки оплаченных счетов.

• Записи по пенсионному плану.

• Собственность (по местонахождению).

• Инструкции.

• Электроприборы.

• Предметы искусства и антиквариат.

• Предметы коллекционирования.

• Одежда.

• Мебель.

• Дополнительные удобства в доме.

• Ремонт оборудования дома.

• Социальная защита.

• Налоговые документы и чеки.

• Возвраты по налогам.

• Гарантии и договора на обслуживание.

Важные записи:

• Документы на усыновление.

• Документы на автомобиль.

• Свидетельства о рождении.

• Отчет по кредиту.

• Свидетельства