Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

легко читать.

• Поместите цветные папки в стандартные подвесные файлы. Цветные папки будут выделяться на темном фоне, и когда вы берете папку для работы, подвесной файл остается в ящике, отмечая ее место. Таким образом, открывая ящик, вы легко увидите, какая папка отсутствует и куда именно ее нужно вернуть.

• Используйте навесные ящики с дном для группировки взаимосвязанных файлов. У ящиков с дном более широкое основание, чем у стандартных V-образных навесных файлов^[4]. Они могут вместить исключительно громоздкие и объемные документы и при этом их края не собираются на верху ящиков. Например, я храню пять сгруппированных взаимосвязанных папок: NAPO (National Association of Professional Organizers, Национальная ассоциация профессиональных организаторов), NSA (National Security Agency, Агентство национальной безопасности), Toastmasters^[5], SBA (Small Business Administration, Совет по управлению предприятиями малого бизнеса) и NAFE (National Association for Female Executives, Национальная ассоциация женщин-директоров компаний) в ящике с дном, с шириной ячеек пять сантиметров, под названием «Ассоциации». Просто взглянув на него, я могу увидеть все ассоциации, с которыми работаю, и оценить, уделяю ли одинаковое внимание каждой.

^{Подвесной ящик с дном для хранения громоздких документов}

• Используйте однорядное архивирование. Большинство из нас учили чередовать позиции табуляции следующим образом: левая, средняя, правая, левая, средняя, правая. Такой подход создает две проблемы: (1) добавляя или удаляя файл, мы нарушаем эту структуру и, следовательно, начинаем беспокоиться о том, что передние папки могут скрывать задние; (2) просмотр названий вперед и назад вызывает у многих людей неприятные ощущения — своего рода эффект горизонтального головокружения. Однорядная регистрация файлов (когда все табуляторы находятся в одной позиции, в одной линии, один за другим) намного более удобна и проста для глаз. Можно добавлять или удалять файлы в любое время и

всегда быть уверенным, что они находятся в порядке.

^{Однорядная файловая система проста для восприятия и удобна для работы}

• Используйте прием кодирования при помощи табуляции. Если вы установили систему однорядной регистрации файлов, то можете изменять позицию табуляции так, чтобы это содержало для вас важную информацию. Например, я храню файлы постоянных и потенциальный клиентов в одном и том же ящике, в алфавитном порядке по фамилии. Реальные клиенты находятся в папках с левой позицией табуляции, а возможные — в папках с правой позицией табуляции. Это позволяет мне визуально контролировать состояние работы и видеть свои перспективы, просто обратившись к этому ящику. Когда возможный клиент превращается в реального, я просто переворачиваю папку, и теперь она имеет правую позицию табуляции. Вы можете применить тот же принцип с папками фактических инвестиций в отличие от потенциальных, папками идей для очерков в отличие от законченных статей или папками справочных материалов в отличие от текущих проектов.

МОИ ЛЮБИМЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ ОФИСНЫХ ФАЙЛОВ

• Боковые папки, которые можно складывать друг на друга, и тумбы, к которым можно добавлять модули, позволяют увеличивать пространство для хранения по мере роста потребностей.

• Двухслойные, отрезанные на одну треть папки (по размеру писем и документов) можно использовать внутри стандартных V-образных навесных файлов; они прочны и бывают разных размеров: для писем и для документов. Мне больше нравятся те, которые одинакового цвета и внутри, и снаружи, их можно легко перевернуть и продублировать номер левых и правых позиций табуляции.

• Стандартные V-образные навесные файлы хороши для хранения папок; они бывают укрепленными и для многоразового использования. Купите те, в которых есть карманы для дискет.

• Ящики с дном подходят для хранения громоздких папок или группировки взаимосвязанных папок (как, например, мой файл «Ассоциации»); они бывают толщиной в 2,5, 5 и 7,5 сантиметров.

• Металлическая

рамка для файлов легко и удобно помещается в ящик, удерживая V-образные навесные файлы, если они не имеют встроенной рамки.

• Надписи «Исходящие» или клейкие листы для заметок Post-it прекрасны для маркировки места, куда нужно временно убрать документы. Они очень облегчают окончательную подшивку документов.

• Пластиковые файлы прекрасно подходят для безопасного и долговечного хранения и транспортировки документов в портфеле и в поездках.

• Карманные файлы идеальны для финансовых записей, небольших чеков и образцов продукции и материалов.

• Самоклеющиеся разделители файлов (с карманами и без) — остроумное средство для разделения и организации документов внутри файла (выпускаются компанией Smead).

• Настольные стеллажи можно использовать для «горячих» документов или для бумаг, которые вы должны передать кому-либо еще (например, для банковских депозитов, приглашений в RSVP (the Retired and Senior Volunteer Programm, Национальная программа добровольной работы для пенсионеров), напоминаний, кому нужно выразить благодарность, и того, что нужно ввести в компьютер). Компании Flex-sort и Fellowes производят интересную и стильную продукцию.

• Папки-классификаторы, помещенные в настольный стеллаж, прекрасно подходят для организации текущих срочных проектов или файлов клиентов на рабочем столе. Они выпускаются с разделителями, чтобы облегчить разделение файлов на категории.

• Проволочные корзины/лотки для бумаг совершенны для входящих и исходящих документов. Они позволяют разделять сообщения для разных сотрудников, помогают группировать пачки информационных бюллетеней и различную литературу на книжных полках.

• Подставки для книг — хорошее средство для экономии места, содержания в порядке книжных полок и отделения друг от друга разных категорий документов или литературы.

• Держатели для журналов позволяют успешно сгруппировать публикации по категориям или аккуратно хранить их на книжных полках.

5. Поддерживать порядок

Поздравляю! Ваш