обращаться к более ранним версиям проекта, над которым они работают, пока он не будет закончен, — а иногда даже и после этого. Будьте честны с самим собой. Храните более ранние версии проекта и черновики только в том случае, если действительно когда-либо вернетесь к ним снова. Если да, то подшейте их в хронологическом порядке позади окончательной версии проекта.
3. Найти всему свое место
Используйте глубокий ящик или даже самую верхнюю книжную полку, чтобы хранить объемные папки, справочники, литературу и почтовые конверты.
• Храните банковские документы в одном ящике, телефонные каталоги — в другом. В идеале заведите отдельный ящик для каждой категории файлов, даже если она не занимает весь ящик полностью. Это облегчит поиск и поможет вам оставаться сосредоточенным на одной теме.
• Храните предметы рядом, основываясь на собственных ассоциациях. Например, я храню файлы клиентов и файлы по маркетингу рядом в двух верхних ящиках моего картотечного шкафа, потому что это — взаимосвязанные ключи к моему бизнесу. Канцелярию, конверты и бумажные принадлежности лучше всего поместить рядом с принтером (если он у вас есть) или на столе в лотках.
• Если вы покупаете офисные расходные материалы оптом, храните их ежедневный запас в основной рабочей зоне, а избыток — в шкафу или в каком-то другом месте. Если вы часто работаете часами за столом без перерыва, подумайте о том, чтобы намеренно разместить некоторые предметы подальше от стола. Необходимость вставать, чтобы достать их, заставит мышцы двигаться, разгонит кровь и обеспечит полезное изменение ритма. Например, подумайте, как часто вы обращаетесь к своей библиотеке материалов исследований. Если нечасто, храните ее в другом месте помещения, далеко от рабочего стола, рядом с удобным креслом и столом. Некоторые мои знакомые намеренно ставят факс в другом конце комнаты только для того, чтобы время от времени вставать со стула.
• Поддерживайте пол в чистоте, чтобы не приходилось спотыкаться. Не загораживайте
проходы. Держите компьютер и тяжелые предметы (резаки для бумаги, оборудование для рукоделия) вне досягаемости маленьких детей. Надежно прикрепите полки к стене. Один мой клиент потратил целый день на организацию книг и папок на настенных полках только ради того, чтобы проснуться среди ночи от ужасного грохота, когда полки обрушились, не выдержав веса. Следующие три дня ему пришлось потратить на то, чтобы убрать обломки.
4. Разложить по местам
Домашние офисы — идеальное место для того, чтобы полностью проявить свои творческие способности и темперамент при выборе приспособлений для хранения. Здесь нет никаких ограничений корпоративного окружения, и можно полностью использовать возможности цвета, текстуры и стиля, чтобы создать пространство, в котором вы будете проводить время с радостью.
МОИ ЛЮБИМЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ ДОМАШНИХ ОФИСОВ
• Настенная сетка в рамке из пластмассы, армированного стекла или дерева — прекрасно подходит для хранения расходных материалов и файлов; позволяет убрать их со стола, но все же держать в пределах досягаемости.
• Столик или тумбочка на колесиках — превосходное место для хранения черновиков или офисных принадлежностей; ее можно убрать с дороги или задвинуть под стол, когда она не нужна.
• Портативные файловые ящики — удобны для хранения файлов на полках. Позволяют расширить или освободить место в ящиках стола или тумбы. Организуйте документы по категориям, выделив для каждой отдельный промаркированный ящик (например, «Претензии по страхованию», «Оплата счетов», «Входящие счета»).
• Ящики для проектов или сортировщики литературы — хороши для хранения документов по проектам на рабочем столе. Документы остаются доступными и в то же время организованными.
Стойки для журналов — идеальны для аккуратного хранения на полках групп документов или периодических изданий.
• Проволочные корзины для входящих и исходящих бумаг — незаменимы для организации входящей и исходящей почты, а также записок и ежедневных
сообщений.
• Настольные «гнезда» — идеально создают зону для хранения, расположенную выше рабочего стола, чтобы освободить рабочую поверхность и хранить письменные принадлежности в пределах досягаемости.
• Полки, обтянутые тканью, — отличное решение для создания привлекательного и элегантного места для хранения.
• Накопитель бумаг — прекрасная вещь для организации деловых бумаг и литературы на книжных полках или в шкафу.
• Настенный дисплей для литературы — превосходен для разделения рекламных статей и литературы. Облегчает сборку пакетов рекламных материалов и дает возможность вовремя замечать, когда они начинают заканчиваться.
• Оцинкованные ящики — хорошая вещь для хранения компакт-дисков и дискет.
Блок для проектов или сортировщик литературы. Прекрасная находка для творческих людей. На рабочем столе проекты остаются доступными и в тоже время организованными.
5. Поддерживать порядок
Хорошая работа! Вы создали домашний офис, отражающий вашу индивидуальность. Он удобен и будет помогать вам работать. Вот как поддерживать его в таком состоянии:
• Каждый день. В конце каждого рабочего дня отведите пятнадцать минут на то, чтобы положить на место каждую вещь. Когда вы войдете в свой офис на следующее утро, он будет аккуратным и готовым к работе. Убирать, «когда выдается свободная минута», — рецепт для того, чтобы вообще никогда этого не делать.
• С регулярными интервалами. Бизнес, который ведется из дома, постоянно растет и изменяется, особенно если вы частный предприниматель. Убедитесь, что офис соответствует текущим требованиям вашего бизнеса. Для этого достаточно каждый год тратить полдня на то, чтобы заново оценить обстановку в офисе (особенно систему организации документов) и обновить ее, чтобы отразить любые изменения в ваших целях и приоритетах. Добавляйте новые файлы, удаляйте устаревшие и очищайте файлы, относящиеся к путешествиям и домашним делам, если они стали слишком объемными.
Глава 8
РАБОЧИЕ
