Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

информации среди гор факсов, электронных писем, сообщений голосовой почты и компьютерных файлов и понятия не иметь, как все это организовать, а ведь к этому хаосу добавляются еще и бумажные документы. Предыдущие поколения не могут передать нам никакого личного опыта освоения этого информационного пространства. Поэтому многие из нас не имеют ни фундамента для того, чтобы правильно обращаться с технологиями, ни системы для интеграции их в повседневную жизнь. В данном случае мы сами становимся первооткрывателями и основателями традиций.

По этим причинам я не стала включать в предыдущие главы советов о том, как использовать современные технологии. Вместо этого я решила отвести для них специальную главу в конце книги. Цель ее состоит в том, чтобы обеспечить вас базовыми знаниями: освойте новый подход к этим технологиям. Это позволит организовывать и «приручать» информацию точно так же, как и любое другое пространство в офисе или дома.

Для этой цели я связалась с Терри Броком, ведущим международным экспертом по информационным технологиям и президентом компании Achievement Systems, Орландо, Флорида. Более пятнадцати лет Терри учит деловых людей по всем Соединенным Штатам, а также в Канаде, Европе и Азии практически использовать современные технологии для увеличения производительности труда.

ТЕХНИКА — ЭТО ИНСТРУМЕНТ

Одна из самых больших ошибок — думать о технических средствах как об устройствах, которые экономят время. Более правильно воспринимать их как набор инструментов с электрическим приводом, который помогает выполнять работу быстрее, эффективнее и качественнее. Каждый инструмент нужен для того, чтобы увеличить наши силы для выполнения определенной работы. Но для того чтобы изучить, понять, овладеть и поддерживать в порядке любой инструмент, который вы покупаете, нужно много времени. Поэтому серьезно подумайте, прежде чем потратить деньги на какое-либо очередное «чудо техники», и будьте готовы к существенным и постоянным вложениям времени и денег

.

Технические средства — это инструменты. Только вы сами можете решить, использовать их или нет. Вы не обязаны использовать инструменты просто потому, что они существуют. Пусть к покупке приведет потребность, а не что-нибудь другое (например, подражание коллегам или мода). Не покупайте разнообразные приспособления, как бы замечательно они ни выглядели, или программное обеспечение, дающее массу возможностей, если не понимаете, будут ли они действительно вам полезны. Если у вас есть более простая система, которая вас вполне устраивает, нет абсолютно никакой необходимости заменять ее. Обращайтесь к технике только в том случае, если сталкиваетесь с процессами и проектами, которые слишком трудно или слишком долго делать вручную (например, ежемесячно рассылать электронные письма по базе из двух тысяч адресов). Чем более специфична потребность, тем проще будет найти подходящий инструмент, если, конечно, существует технологическое решение для этих процессов.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ МОЮ ФОРМУЛУ

Даже самые современные технологии не сделают вас организованным человеком. На самом деле с ними почти невозможно справиться, если вы изначально неорганизованны. Чтобы максимально использовать возможности техники, нужно начать с упорядочения офиса, дома, бумажных документов и календаря. В таком случае она расширит вашу систему организации и будет взаимодействовать с ней. В конце концов, рассуждая о необходимости организации пространства, связанного с потоком информации, информация, источником которой является техника, ничем не отличается от поступающей в офис или в дом на бумаге.

Следовательно, применяя к проблемам самоорганизации, с которыми вы сталкиваетесь в офисе и дома, две стадии моей формулы — Анализ и Планирование, — вы уже имеете всю необходимую информацию о том, что действительно важно для вас и ваших потребностей, желаний, целей и планов, и можете адаптироваться к техническим проблемам. Затем, на основе вашей индивидуальной ситуации и способа мышления, вы будете готовы приступить

к стадии Действий, на которой обдумаете, как использовать современные технологии и какие новые инструменты могут помочь вам решить ваши специфические проблемы.

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИИ

Информация теперь приходит к нам из множества различных сфер жизни и различных источников сразу: электронная почта, факсы, обычная и голосовая почта, экспресс-почта, Интернет, записки, информационные бюллетени, конспекты встреч, семинаров и конференций. Согласно Gallup Organization, служащий американской компании отсылает или получает в среднем 178 сообщений и документов в день.

Чтобы справиться со всем этим, необходимо создать продуманное хранилище для любой информации, независимо от того, каким образом она получена. Обрабатывайте и храните электронную информацию точно так же, как и бумажные документы, в соответствии с тематикой, а не со способом ее получения. Вместо того чтобы создавать папки «Электронная почта», «Факсы», «Информация из Интернета» и «Голосовые сообщения», храните всю информацию, которая вам нужна, в папках по темам. Например: «Рекомендации по инвестициям», «Обслуживание клиентов» или «Информация о деловых поездках», чтобы в одной папке находилась вся электронная почта, факсы, информация из Интернета и голосовые сообщения, связанные с определенной темой, независимо от того, как они были получены.

ДЕЙСТВУЕМ!

Полезно рассматривать компьютер как картотечный шкаф, который приходит в беспорядок и переполняется вещами даже быстрее, чем шкафы для бумажных файлов. Необходимо довольно часто чистить этот «шкаф» — желательно, от одного раза в день до одного раза в неделю, в зависимости от объема вашей работы.

Если вы думаете о том, чтобы купить более мощный компьютер, потому что у вас на жестком диске больше нет места, я советую вам подождать. Это все равно что потратиться на новенький набор картотечных ящиков прежде, чем рассортировать и очистить содержимое тех, что у вас уже есть, и выяснить, действительно ли вам не хватает места. После хорошей