Ваши цитаты
Войти
|
|
Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени
Цитата: Ваш комментарий:
Анонимная заметка
и превосходная система резервного копирования или если вы работаете в компании, политика которой направлена на уменьшение количества бумаг, используйте свой компьютер как основной «шкаф» для хранения файлов. Терри называет сканеры посредниками между «бумажными» офисами и «безбумажными», «виртуальными» офисами, поскольку их можно использовать для того, чтобы переносить статьи, рукописные заметки, записки, визитки, фотографии, рисунки и карты непосредственно в ваш компьютер. Потом все это можно хранить в электронном виде в соответствии с темой. Однажды оказавшись в компьютере, эти записи сослужат больше пользы, чем на бумаге, потому что их можно автоматически отправлять по электронной почте или по факсу коллегам и друзьям и даже внедрять в отчеты и презентации. С помощью ключевого слова, справочных функций и функций поиска также можно быстрее и проще найти документ в компьютере, чем в папках с бумагами. Но Терри предупреждает: не спешите автоматически выбрасывать бумажные версии всех документов, которые вы отсканировали, потому что они тоже могут иметь ценность — для налоговых и юридических целей и на случай, если наука уйдет вперед и сегодняшнее программное обеспечение не будет восприниматься компьютерами будущего.
• Если компьютер будет служить для вас основным картотечным «шкафом», храните на бумаге только оригиналы некоторых важных документов, например контрактов и оплаченных счетов. Можно также распечатывать черновики документов, над которыми вы работаете и которые пока не закончены, потому что в таких ситуациях с распечатанными копиями иногда проще работать. • Если основным хранилищем для документов будут бумажные папки, храните в компьютере только те документы и формы, которые можно исправлять и/или использовать многократно. Личные письма и другие текущие документы можно распечатать и хранить в папках с бумажными документами, а затем удалить с жесткого диска. 2. «Чистка» Как уже упоминалось выше, чтобы создать свободное место на жестком диске без необходимости постоянно уничтожать документы, можно хранить данные на компакт-дисках, организованных по категориям. Терри также рекомендует использовать внешние архивные устройства, такие, как диски Zip ujazz производства компании Iomega Corp. Они вставляются в компьютер также, как дискеты, и позволяют «слить» на них все ваши файлы.
3. Найти всему свое место. • В операционной системе Windows можно быстро найти то, что выищете. При этом вам не понадобится пробираться через документы и прикладные программы, путая и смешивая их друг с другом. Для этого можно создать на жестком диске каталог и три основных подкаталога — «Программное обеспечение» (для всех программ), «Утилиты» (для всех средств обслуживания компьютера) и «Файлы» или «Данные» (для всех документов, независимо от того, в какой программе они созданы). • В каталоге «Файлы» или «Мои документы» создайте подкаталоги, отражающие категории (зоны) вашей системы хранения документов, например: «Реклама», «Клиенты», «Персонал», «Маркетинг», «Предложения», «Финансы». Названия этих поддиректорий должны как можно более полно отражать категории ваших бумажных папок. • Если на компьютере больше одного диска, нужно решить, на каком из них будут храниться ваши документы. Если компьютер находится в сети, ваша компания может иметь свою политику относительно того, что должно храниться на каждом диске. В других ситуациях ваша система хранения может быть простой. Например, связанные с работой документы храните на одном диске, а личные проекты — на другом. • Сохраните две копии своих архивных и рабочих файлов, одну как основную, а другую — как копию. Храните дискеты с копиями данных в другом месте, не там, где основные файлы, чтобы уменьшить риск потери или повреждения обоих, если случится что-нибудь непоправимое.
4. Разложить по местам Вот некоторые мои любимые компьютерные и программные инструменты для обработки и хранения компьютерных данных, которые мы с Терри рекомендуем вам:
|
