Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

и превосходная система резервного копирования или если вы работаете в компании, политика которой направлена на уменьшение количества бумаг, используйте свой компьютер как основной «шкаф» для хранения файлов. Терри называет сканеры посредниками между «бумажными» офисами и «безбумажными», «виртуальными» офисами, поскольку их можно использовать для того, чтобы переносить статьи, рукописные заметки, записки, визитки, фотографии, рисунки и карты непосредственно в ваш компьютер. Потом все это можно хранить в электронном виде в соответствии с темой. Однажды оказавшись в компьютере, эти записи сослужат больше пользы, чем на бумаге, потому что их можно автоматически отправлять по электронной почте или по факсу коллегам и друзьям и даже внедрять в отчеты и презентации. С помощью ключевого слова, справочных функций и функций поиска также можно быстрее и проще найти документ в компьютере, чем в папках с бумагами. Но Терри предупреждает: не спешите автоматически выбрасывать бумажные версии всех документов, которые вы отсканировали, потому что они тоже могут иметь ценность — для налоговых и юридических целей и на случай, если наука уйдет вперед и сегодняшнее программное обеспечение не будет восприниматься компьютерами будущего.

• Если компьютер будет служить для вас основным картотечным «шкафом», храните на бумаге только оригиналы некоторых важных документов, например контрактов и оплаченных счетов. Можно также распечатывать черновики документов, над которыми вы работаете и которые пока не закончены, потому что в таких ситуациях с распечатанными копиями иногда проще работать.

• Если основным хранилищем для документов будут бумажные папки, храните в компьютере только те документы и формы, которые можно исправлять и/или использовать многократно. Личные письма и другие текущие документы можно распечатать и хранить в папках с бумажными документами, а затем удалить с жесткого диска.

2. «Чистка»

Как уже упоминалось выше, чтобы создать свободное место на жестком диске

без необходимости постоянно уничтожать документы, можно хранить данные на компакт-дисках, организованных по категориям. Терри также рекомендует использовать внешние архивные устройства, такие, как диски Zip ujazz производства компании Iomega Corp. Они вставляются в компьютер также, как дискеты, и позволяют «слить» на них все ваши файлы.

«ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ

• Черновики — или документы, которые давно закончены и использованы.

• Пустые файлы, которые вы создали, но так и не заполнили.

• Одинаковые документы с разными именами.

• Устаревшие файлы, которые уже нельзя использовать.

3. Найти всему свое место.

• В операционной системе Windows можно быстро найти то, что выищете. При этом вам не понадобится пробираться через документы и прикладные программы, путая и смешивая их друг с другом. Для этого можно создать на жестком диске каталог и три основных подкаталога — «Программное обеспечение» (для всех программ), «Утилиты» (для всех средств обслуживания компьютера) и «Файлы» или «Данные» (для всех документов, независимо от того, в какой программе они созданы).

• В каталоге «Файлы» или «Мои документы» создайте подкаталоги, отражающие категории (зоны) вашей системы хранения документов, например: «Реклама», «Клиенты», «Персонал», «Маркетинг», «Предложения», «Финансы». Названия этих поддиректорий должны как можно более полно отражать категории ваших бумажных папок.

• Если на компьютере больше одного диска, нужно решить, на каком из них будут храниться ваши документы. Если компьютер находится в сети, ваша компания может иметь свою политику относительно того, что должно храниться на каждом диске. В других ситуациях ваша система хранения может быть простой. Например, связанные с работой документы храните на одном диске, а личные проекты — на другом.

• Сохраните две копии своих архивных и рабочих файлов, одну как основную, а другую — как копию. Храните дискеты с копиями данных в другом месте, не там, где

основные файлы, чтобы уменьшить риск потери или повреждения обоих, если случится что-нибудь непоправимое.

4. Разложить по местам

Вот некоторые мои любимые компьютерные и программные инструменты для обработки и хранения компьютерных данных, которые мы с Терри рекомендуем вам:

НАШИ ЛЮБИМЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРОГРАММЫ

• Программы для управления финансами могут помочь вам сделать все: от ведения чековой книжки до управления финансами небольшого предприятия. Возможно, самые популярные и простые в использовании из таких программ — Quicken и Quickbooks Pro. Если использовать их в сочетании с программами подготовки налоговых отчетов, например с Turbo Tax, можно рассчитывать налоги прямо на компьютере, а программа подскажет, какие документы и формы вам для этого понадобятся.

• Контакт-менеджеры и PIM (Personal Information Manager, менеджер личной информации) — эти категории программ часто конфликтуют друг с другом, потому что их функции отчасти пересекаются; обе помогают организовывать адреса и контакты, дела и встречи. Однако контакт-менеджер организовывает информацию по персоналиям, в то время как PIM — вокруг вас и вашего расписания. Контакт-менеджер преимущественно является инструментом для ведения бизнеса. Он позволяет создавать личные письма, электронные сообщения и факсы, хранить подробную историю всех контактов и встреч с каждым конкретным человеком и планировать последующие действия. Популярные контакт-менеджеры — АСТ, Maximizes Ascent. PIM сосредоточен прежде всего на вас, ваших делах, напоминаниях и телефонных звонках. В нем есть адресная книга, и он может создавать ярлыки и письма, но информация в PIM, скорее, представлена как книга встреч или органайзер. Самые популярные PIM — Lotus Organizer, Day Timeru Day Runner — являются виртуальными ежедневниками.

• Персональные цифровые ассистенты (PDA) — это нечто среднее между планировщиками на основе бумажных бланков, адресными книгами и мощным компьютером. Вы записываете заметки на маленьком