Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

.

Технические средства — это инструменты. Только вы сами можете решить, использовать их или нет. Вы не обязаны использовать инструменты просто потому, что они существуют. Пусть к покупке приведет потребность, а не что-нибудь другое (например, подражание коллегам или мода). Не покупайте разнообразные приспособления, как бы замечательно они ни выглядели, или программное обеспечение, дающее массу возможностей, если не понимаете, будут ли они действительно вам полезны. Если у вас есть более простая система, которая вас вполне устраивает, нет абсолютно никакой необходимости заменять ее. Обращайтесь к технике только в том случае, если сталкиваетесь с процессами и проектами, которые слишком трудно или слишком долго делать вручную (например, ежемесячно рассылать электронные письма по базе из двух тысяч адресов). Чем более специфична потребность, тем проще будет найти подходящий инструмент, если, конечно, существует технологическое решение для этих процессов.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ МОЮ ФОРМУЛУ

Даже самые современные технологии не сделают вас организованным человеком. На самом деле с ними почти невозможно справиться, если вы изначально неорганизованны. Чтобы максимально использовать возможности техники, нужно начать с упорядочения офиса, дома, бумажных документов и календаря. В таком случае она расширит вашу систему организации и будет взаимодействовать с ней. В конце концов, рассуждая о необходимости организации пространства, связанного с потоком информации, информация, источником которой является техника, ничем не отличается от поступающей в офис или в дом на бумаге.

Следовательно, применяя к проблемам самоорганизации, с которыми вы сталкиваетесь в офисе и дома, две стадии моей формулы — Анализ и Планирование, — вы уже имеете всю необходимую информацию о том, что действительно важно для вас и ваших потребностей, желаний, целей и планов, и можете адаптироваться к техническим проблемам. Затем, на основе вашей индивидуальной ситуации и способа мышления, вы будете готовы приступить

к стадии Действий, на которой обдумаете, как использовать современные технологии и какие новые инструменты могут помочь вам решить ваши специфические проблемы.

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИИ

Информация теперь приходит к нам из множества различных сфер жизни и различных источников сразу: электронная почта, факсы, обычная и голосовая почта, экспресс-почта, Интернет, записки, информационные бюллетени, конспекты встреч, семинаров и конференций. Согласно Gallup Organization, служащий американской компании отсылает или получает в среднем 178 сообщений и документов в день.

Чтобы справиться со всем этим, необходимо создать продуманное хранилище для любой информации, независимо от того, каким образом она получена. Обрабатывайте и храните электронную информацию точно так же, как и бумажные документы, в соответствии с тематикой, а не со способом ее получения. Вместо того чтобы создавать папки «Электронная почта», «Факсы», «Информация из Интернета» и «Голосовые сообщения», храните всю информацию, которая вам нужна, в папках по темам. Например: «Рекомендации по инвестициям», «Обслуживание клиентов» или «Информация о деловых поездках», чтобы в одной папке находилась вся электронная почта, факсы, информация из Интернета и голосовые сообщения, связанные с определенной темой, независимо от того, как они были получены.

ДЕЙСТВУЕМ!

Полезно рассматривать компьютер как картотечный шкаф, который приходит в беспорядок и переполняется вещами даже быстрее, чем шкафы для бумажных файлов. Необходимо довольно часто чистить этот «шкаф» — желательно, от одного раза в день до одного раза в неделю, в зависимости от объема вашей работы.

Если вы думаете о том, чтобы купить более мощный компьютер, потому что у вас на жестком диске больше нет места, я советую вам подождать. Это все равно что потратиться на новенький набор картотечных ящиков прежде, чем рассортировать и очистить содержимое тех, что у вас уже есть, и выяснить, действительно ли вам не хватает места. После хорошей

сортировки и «чистки», вы, возможно, обнаружите, что у вас и так достаточно места на жестком диске. Кроме того, очистив жесткий диск, вы сможете быстрее находить документы, а избавленный от лишних файлов компьютер работает быстрее.

Применяйте те же самые критерии сортировки и «чистки» ко всем типам информации, независимо от того, каким образом она к вам поступает. Спросите себя: «Связано ли это с основными задачами моей жизни или бизнеса? Поможет ли это завершить проект, над которым я сейчас работаю? Представляет ли это жизнеспособную деловую возможность? Есть ли у меня время этим заниматься? При каких обстоятельствах я вернусь к этому снова? Нужно ли мне сохранить это для заполнения налоговых документов? Существенно ли изменится моя жизнь, если я избавлюсь от этого?» Затем действуйте — храните или удалите это.

1. Сортировка

Способы сортировки

Если вам нужно рассортировать огромное количество компьютерных файлов, подходите к этому процессу так же, как и к сортировке бумажных файлов: сначала займитесь самыми последними, актуальными документами. Рассортируйте файлы по датам, работая по принципу «от настоящего к прошлому». Можно быстро освободить пространство памяти на жестком диске, временно перенеся данные, которым больше года, в другое место, например на компакт-диски. Затем запланируйте рассортировать их через месяц или два после того, как ваши текущие файлы будут организованными и управляемыми.

• Хотя многие хранят документы в соответствии с тем, в какой программе они созданы, попробуйте вместо этого сортировать их по темам. Таким образом, например, все электронные таблицы, счета и письма, созданные в рамках некоего проекта Project 2000, можно более эффективно хранить вместе в одной папке под названием Project 2000.

• Чтобы решить, какие документы должны храниться в компьютере, а какие — в распечатанном виде, определите сначала, будет ли компьютер основным средством для хранения документов. Если у вас есть сканер, очень большой жесткий диск