Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

— прекрасное дополнение к портфелю. Их можно брать на встречи, чтобы не приходилось таскать с собой набитый портфель.

• Протектор для бампера — пластиковый лист, который крепится к бамперу автомобиля. Прекрасная идея для того чтобы не испачкаться, загружая и выгружая вещи из багажника.

• Индивидуальный рюкзак для ноутбука — равномерно распределяет вес, предотвращая напряжение в спине.

• Сумка для туалетных принадлежностей с множеством карманов — просто повесьте ее на крючок на двери ванной в гостиничном номере, и вам больше не потребуется все время распаковывать и класть обратно эти предметы. (Обратите внимание: на изделиях для профессиональных путешественников специализируется компания The Mobile Office Catalog.)

МАРКИРОВКА

Прикрепите помеченные ярлыки с указанием содержимого сумок к застежкам-молниям или поместите записку на каждый карман чемодана, чтобы не забыть, что внутри.

5. Поддерживать порядок

Теперь, когда ваш мобильный офис прекрасно организован, пришло время научиться поддерживать его в таком состоянии:

• Каждый день. Как и в офисах другого типа, для уборки и подготовки к следующему дню важно отводить пятнадцать минут в конце каждого дня. В дороге это в два раза важнее, потому что, скорее всего, вам придется иметь дело с огромным количеством документов, телефонных сообщений, информационных запросов и электронных писем, накопленных в течение поездки. Поэтому для сортировки и «чистки» отводите каждый день тридцать минут.

• Постоянно. Проверяйте голосовую почту и по возможности отвечайте на сообщения в пути. Используйте электронную почту, чтобы не терять связи и продолжать работать над проектами даже в отъезде. Позаботьтесь о том, чтобы ваш ассистент сортировал всю вашу почту. В этом случае, когда вы вернетесь, ее количество будет не таким пугающим. Будьте реалистичны относительно своей потребности «во времени на адаптацию после поездки» и отведите как минимум один-два часа на то, чтобы собраться с мыслями. Но если

вы много путешествуете, пусть ваш ассистент отправляет вам почту и документы. Так вы будете оставаться в курсе дел. Если в дороге вы обнаружили, что в списке вещей, которые собирались взять с собой, упустили что-либо нужное или включили в него что-либо лишнее, исправьте список сразу же. Не ждите, пока начнете собираться в следующую поездку. Тогда будет почти невозможно вспомнить, какие изменения вы хотели сделать. По возвращении домой немедленно разберите чемоданы, портфели и сумки. Пополните все расходные материалы, которые исчерпались за время путешествия. Это позволит вам продолжать работать не прерываясь, и уменьшит время на подготовку к следующей поездке.

• С регулярными интервалами. Возьмите беспорядок под жесткий контроль, каждый месяц делая уборку в портфеле и автомобиле (и в багажнике, и в салоне), выбрасывая всю устаревшую литературу, использованные расходные материалы, туалетные принадлежности и ненужные бумаги.

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО

Как оставаться организованным на собраниях

Вы всегда возвращаетесь с собраний с тоннами заметок и идей, которые никогда не читаете и не используете? Собрания — магниты для накопления ненужных бумаг, если только вы с самого начала не определяете, с какой целью их посещаете. Помните о своих приоритетах и посещайте только те семинары и собрания, которые помогут достичь ваших целей, собираетесь ли вы там установить новые контакты, встретить людей с общими интересами или получить знания по определенным вопросам. Когда люди дают вам свои визитки, записывайте на их обороте заметки, которые потом помогут вам вспомнить этих людей (например, «высокий рыжий парень с заразительным смехом»).

Также записывайте действие, которое хотите предпринять в отношении этого человека (например, позвонить, отправить письмо с благодарностью, отослать литературу), и положите эти визитки в портфель, в специальное отделение. Используйте время в полете, чтобы на листе бумаги подытожить «горячие» идеи, которые вынесли с собрания или из

семинара и которые предполагаете использовать, когда вернетесь. Сразу же по возвращении поместите их в файл «Золотые мысли» (см. Главу 7-ю).

ГЛАВА 10 ДОМАШНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ЦЕНТРЫ

АНАЛИЗ

1. Что работает?

Примеры:

«Я кладу билеты на концерты и спортивные мероприятия в верхний ящик буфета и знаю, что всегда найду их там».

Брюс К.

«Я храню все налоговые документы в прозрачных файлах, потому что у меня их немного и их легко туда убрать. Кроме того, небольшие счета оттуда не выпадают».

Райза С.

2. Что не работает?

Примеры:

«Что делать со всеми этими бумагами! Мой рабочий стол в кухне завален школьными тетрадями дочери, приглашениями, письмами, счетами и т. д. и т. п. Когда приходит время обеда, я сбрасываю все это в коробки, чтобы очистить место, и никогда не возвращаюсь к этому снова».

Элис Т.

«Я никогда не оплачиваю счета вовремя. Чаще всего я даже не знаю, где они. Я постоянно плачу пеню и проценты из-за опозданий».

Либби С.

«Так трудно понять, что оставить, а что выбросить! Поэтому я храню все. Бумаги захватили мой дом!»

Шэрон Л.

«Я сохраняю много статей и рецептов, чтобы потом к ним обращаться. Но когда они мне нужны, я никогда не могу их найти».

Марта Дж.

3. Что для вас самое важное?

Примеры:

• Джоан К., матери троих детей, нужно было место для счетов и платежей; школьных отчетов; финансовых отчетов; важных семейных документов; переписки с друзьями; информации о путешествиях; тематических папок по воспитанию детей, развлечениям и самосовершенствованию.

• Дэвиду П., пенсионеру, нужно было место для счетов и платежей; налоговых отчетов; банковских документов; инвестиционных документов; документов на недвижимость; медицинских карт; бумаги, марок и конвертов; идей для путешествий и книг.

• Дженис и Джону Р., супружеской паре, нужно было место для банковской и инвестиционной информации, счетов и платежей,