Однако вы можете более тонко обращаться с полками, пометив их поверхность, а не грани; а также с ящиками, столами и секциями, маркируя их внутри, а не снаружи.
5. Поддерживать порядок
Аплодисменты! Организованное по принципу «изнутри наружу», ваше рабочее место стало образцом комфорта, привлекательности, порядка и эффективности. Но поддержание его в таком состоянии требует постоянного внимания, потому что очень легко снова накопить больше, чем может вместить это небольшое пространство. Следуйте простой инструкции, и всегда будете испытывать на своем рабочем месте радость, а не уныние. Вы никогда не будете чувствовать стеснение или страдать от клаустрофобии, сохранив при этом ощущение личного пространства, будете более расслаблены и увеличите производительность своего труда:
• Каждый день. Отведите для уборки десять минут в конце каждого дня. Это значит, что, когда вы вернетесь сюда на следующее утро, ваше пространство будет так же готово к работе, как и вы.
СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО
Личное пространство и общее рабочее место
Личное пространство — вопрос первостепенной важности для рабочих отсеков, особенно если их разделяют несколько человек. Вот некоторые приемы, которые могут вам помочь. Чтобы вам не мешали, повесьте на входе в свой отсек табличку «Не беспокоить». Если проект требует концентрации, работайте над ним в тишине и уединении библиотеки компании. Говорите по телефону негромко, показывая коллегам, что уважаете их потребность в тишине и хотите, чтобы они уважали вашу. Если вы делите рабочий стол с другим человеком, используйте настенный карман или корзину «Текущая работа», чтобы сообщать друг другу о состоянии проекта. И непременно выберите стул, который легко приспособить так, чтобы каждому из вас было удобно.
• Постоянно. Те, кому лучше всех удается постоянно поддерживать порядок на рабочем месте, приобретают привычку каждую неделю делать жесткую «чистку». Каждую пятницу отводите около тридцати минут на то, чтобы выбросить
все отчеты и публикации, которые устареют к понедельнику; соберите все документы, с которыми вы закончили работать, и верните их в центральное хранилище.
• С регулярными интервалами. Тесные отсеки не оставляют никакого пространства для лишних вещей. Роли и обязательства в больших организациях постоянно меняются. Поэтому тем, кто работает в рабочих отсеках, необходимо контролировать и корректировать свою систему организации чаще, чем тем, кто работает в традиционных или домашних офисах. Каждые три месяца отводите пару часов на то, чтобы заново оценить, эффективно ли вы используете свое пространство и для чего вам нужно место. Возможно, за истекшее время ваши временные обязанности стали постоянными и предметы, связанные с этим, теперь требуют постоянного места в вашем рабочем пространстве. Имейте в виду, любые изменения в компании могут потребовать перемен в вашей системе. Например: не изменилось ли количество персонала? У вас новый шеф? Вы стали делить свое рабочее место с кем-то еще?
Глава 9
МОБИЛЬНЫЕ ОФИСЫ
АНАЛИЗ
1. Что работает?
Примеры:
«Всякий раз, когда мне пора отправляться в поездку, я завожу папку, в которую кладу все, что связано с путешествием: путеводитель, авиабилеты, графики встреч, документы, которые мне понадобятся. Это предотвращает сборы в последнюю минуту и панику».
Юрист корпорации
«Я держу все имена и адреса в маленьком электронном органайзере. Он легкий, портативный и помогает мне оставаться в контакте с коллегами, клиентами и друзьями — даже если они забывают оставить свой номер на автоответчике!»
Продавец
2. Что не работает?
Примеры:
«Я живу в таком смертельном страхе, что отправлюсь в поездку без каких-нибудь важнейших документов, что начинаю собирать их за три дня, чтобы ничего не упустить. В итоге на моем столе постоянно возникает беспорядок».
Директор по кадровой политике
«Я путешествую каждую неделю и появляюсь дома только на один-два дня
. Дома я всегда подавлен количеством почты, которую нужно рассортировать, и списком работ по хозяйству, которые должен выполнить. У меня никогда нет времени для семьи или социальной жизни».
Продюсер
«Это настоящая проблема — умудряться работать в таких маленьких, тесных помещениях (автомобили, аэропорты, самолеты, гостиничные номера). В них нет ни стола, ни шкафа. Я все время пытаюсь найти удобное место для работы и стремлюсь устраиваться настолько компактно, насколько возможно».
Консультант
3. Что для вас самое важное?
• Майку М., менеджеру крупной производственной компании, нужно было место для документов, связанных с поездками (план маршрута и билеты, паспорт, удостоверение личности, деньги, чеки, кредитные карточки, служебные удостоверения, конверты для чеков, отчеты по расходам); для всего, что необходимо для телефонных звонков и встреч (телефонная карточка, мобильный телефон и пейджер, важные телефонные номера, календарь); для расходных материалов (блокноты, бумага, карточки для заметок, конверты, марки, почтовые наклейки, карандаши, ручки, скрепки, Post-it, небольшой степлер).
• Саре Т., писателю и лектору, нужно было место для рабочих документов (файлы клиентов или проектов, материалы для чтения, документы и литература, собранные в пути, визитки), презентационных материалов (литература, вырезки, папки и справочники, доска для презентаций, маркеры, квитанции по накладным расходам).
• Сьюзен Л., менеджеру по продажам компании-производителя программного обеспечения, нужно было место для слайдового проектора, компьютера и проводов, диктофона, плейера и кассет, часов с будильником, одежды и обуви (деловой, вечерней и домашней; спортивного костюма и тапочек; ночной рубашки, нижнего белья, носков, колготок, купальника, туалетных принадлежностей, аптечки), запасов на случай непредвиденных обстоятельств (карманный фонарик и батарейки, переходное устройство, сигнальные ракеты, запасное колесо и домкрат, бутылка воды и еда на
