Читалка - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

материалы до того, как ситуация станет критической. Наклейте список основных расходных материалов на внутреннюю поверхность ящика или дверцы шкафа, чтобы он напоминал о том, что вам нужно.

ЗАКОН ЗАМЕТНЫХ И ЗНАЧИМЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ

Избегайте распространенных ловушек:

Читать все. Ах, что же делать со всеми этими статьями, которые вы сохранили, и публикациями, которые так и не удосужились прочитать? Как можно решить, сохранить или выбросить их, не зная, о чем они? Когда вы просматриваете их, чтобы принять это решение, их содержание кажется интересным; вы останавливаетесь и начинаете читать. Вскоре оказывается, что прошло несколько часов, и вы приходите в уныние, потому что ничего не довели до конца. Сконцентрируйтесь на том, чтобы определить общее содержание статей, затем поместите их в папки по темам. Если у вас есть пачка непрочитанных информационных бюллетеней, которые вы не хотите выбрасывать, не ознакомившись с ними сначала, положите их в отдельную корзину или стопку и запланируйте определенное время для их чтения. Или, например, сложите их на полку у двери в офис. По пути на обед или домой захватите с собой парочку журналов и почитайте их во время еды или в транспорте. Сейчас нужно только одно — продолжать сортировку.

Что делать с «может быть…». Если вы наткнулись на устаревшую брошюру о круизе, которую не хотите выбрасывать, потому что очень интересуетесь путешествиями, создайте папку «Путешествия» и положите брошюру в нее. Если ваша система хранения позволяет быстро и легко находить документы, не так уж страшно, когда в папке лежит несколько лишних бумаг. По крайней мере, все, что касается путешествий, теперь находится в одном месте, и в будущем вы всегда сможете «очистить» содержимое этой папки.

3. Найти всему свое место

• Если у вас достаточно ящиков в пределах досягаемости от стула, на котором вы сидите, принимать решения по поводу размещения разных категорий документов должно быть довольно легко. Для этого достаточно поместить

каждую категорию файлов в отдельный ящик, даже если категория не заполняет его полностью. Это облегчает поиск. Например, поместите финансовые файлы — в верхний ящик, файлы персонала — в средний, а административные файлы — в нижний.

• Если у вас немного ящиков, можно поместить в один из них две или три небольшие категории, разделив их внутри ящика по расположению (например, впереди, в середине, сзади).

• Если у вас есть ящики для файлов, которые в то же время являются частью вашего стола, подумайте о том, чтобы использовать их для хранения конфиденциальных, ежедневных или личных файлов.

• Если у вас есть файлы, к которым должен иметь доступ ваш ассистент, не беспокоя вас при этом, подумайте о том, чтобы разместить их ближе к двери.

• Если есть файлы, которыми вы не пользуетесь регулярно, но которые иногда должны быть у вас под рукой для справок, отсылайте их туда, где хранит файлы ваш ассистент, или в центральное хранилище.

• Найдите определенное место и для офисных расходных материалов. Отведите один ящик под бланки банковских документов, другой — под бумагу для принтера и блокноты, еще один — под ручки, скрепки, ножницы и проч.

• Поставьте на стол рядом с телефоном удобный ящик для телефонных справочников, телефонных списков компании и телефонных книг.

СОЗДАЙТЕ ПЕРЕЧЕНЬ ФАЙЛОВ

Как только вы определились с категориями и названиями, создайте простой перечень файлов на одной странице. Он будет напоминать вам, что, почему и куда нужно класть. Это — неоценимый инструмент, особенно если раньше вы были непоследовательны в определении категорий и названий файлов. Он заставит вас придерживаться избранной системы организации пространства, ускоряя поиск. Если вы не уверены, где найти или куда положить лист бумаги, посмотрите на этот перечень: это гораздо проще, чем в течение двух часов перебирать весь ящик.

ПРИМЕР ПЕРЕЧНЯ ФАЙЛОВ

Управление (Синий)

Ассоциации — названия по алфавиту.

Книги/Кассеты.

Бизнес-планы.

Деловые

документы.

Курсы.

Вырезки.

Консультанты — фамилии по алфавиту.

Контракты.

Формы документов.

Логотипы.

Новые бизнес-идеи.

Канцелярия.

Финансы (Зеленый)

Банковские счета — названия по алфавиту.

Бюджет — Кредитные карточки — названия по алфавиту.

Страхование здоровья.

Информация об инвестициях.

Налоговые декларации текущий год.

Налоговые декларации — прошлые годы.

Возвраты налогов — текущий год.

Возвраты налогов — прошлые годы.

Оплаченные счета и чеки — подшиты по месяцам в отдельном ящике для файлов.

Продажи/Маркетинг (Золотой)

Реклама.

Готовые статьи.

Идеи.

Свидетельства на полученные подарки.

Лидеры — алфавит по промышленности.

Список адресов.

Сети.

Информационный бюллетень.

Идеи для рекламы.

Газетные вырезки.

Исследования и статистика.

Речи.

Персонал (Розовый)

Резюме — новые.

Резюме — отклоненные.

Служащие — фамилии по алфавиту.

Описания функций и обязанностей.

Табели учета отработанных часов.

Тренинговые материалы.

Для безопасности и легкости доступа положите копию перечня в пластиковом файле сверху на тумбу, где храните документы, или приклейте на переднюю сторону ящиков с папками. Если другие будут пользоваться вашей файловой системой, дайте копию и им тоже.

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО

Храните копию своего перечня в папке, помеченной «Файл», в портфеле, вместе с небольшим блоком Post-it для заметок. По мере накопления документов или статей в поездках вы сможете просмотреть свой перечень и приклеить на любой документ Post-it с заметкой, куда его нужно положить. Вернувшись в офис, вы сами или любой ассистент сможете быстро и без долгих размышлений положить эти новые документы в соответствующее место.

4. Разложить по местам

Именно здесь можно добавить немного стиля и радости в свою систему хранения документов. Но будьте осторожны: цель описанных ниже методов использования приспособлений