Читалка - Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

включаются в режим автоответчика и у сотрудников есть один час на сосредоточенную работу без помех.

• Пользуйтесь наушниками или берушами.

• Установите определенное время дня, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим исходящим сообщением. Чтобы этот прием работал, вы обязательно должны перезванивать людям в то время, когда обещали это сделать. Кроме того, вы проводите разговор по телефону более эффективно, когда сами звоните собеседнику, — согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка одиннадцать минут времени, а на то, чтобы сделать звонок самому — только семь минут. Это связано с тем, что в последнем случае у вас есть время, чтобы собраться с мыслями.

• Выделите отдельное время дня, чтобы обрабатывать почтовые сообщения, электронную и голосовую почту. Вы можете поговорить с начальником или с сотрудниками о том, что вам необходимо ограничить частоту проверок вашего электронного почтового ящика.

• Удаляйте несанкционированные почтовые отправления, не открывая их, и удалите свой адрес из списков почтовой рассылки.

• Настройте свою программу получения электронной почты на автоматическое удаление сообщений, приходящих от уже известных вам спаммеров (людей, рассылающих спам — не санкционированные вами объявления и рекламу, засоряющие ваш почтовый ящик). Вы также можете настроить свою программу приема электронной почты на прямое удаление сообщений, в тексте которых содержатся определенные ключевые слова или фразы, например: «Возможность хорошо заработать» или «XXX».

• По возможности отвечайте на письма, пришедшие по электронной почте, короткими «Да», «Сделаю» или «Спасибо!». Если для ответа на письмо вам требуется время для размышления, работы или дополнительных исследований, немедленно отправьте адресату короткий ответ, давая ему знать, что вы получили его письмо и работаете над ним.

• Ограничивайте число постоянно приходящих

назойливых посланий, пользуясь Интернетом и коммуникационными программами типа ICQ, входите в сеть под различными именами, пользуйтесь разными электронными почтовыми ящиками. Используйте запасные имена электронных адресов, о которых знаете только вы, или установите программную блокировку на получение всех сообщений или некоторых из них. Уважайте чужое время; не думайте, что если кто-то доступен вам в режиме on-line, то у него обязательно есть время для общения с вами.

• Чтобы ограничить поток спама, оставляя объявления в сети Интернет, пользуйтесь для обратной связи дополнительными электронными адресами. Спаммеры получают электронные адреса именно из таких баз данных. Если вам нужно поместить объявление, откройте отдельный электронный почтовый ящик специально для этой цели. Все пришедшие на него сообщения будут либо спамом, либо откликами на объявление, поэтому вам будет легче сортировать их и не засорять при этом ваш основной электронный почтовый ящик.

• Планируйте регулярные встречи для общения с близкими людьми. Если вы работаете в тесном контакте с другим человеком или в течение дня вам нужно созваниваться с супругой или детьми, чтобы проведать их, тогда короткие встречи или общение по телефону один или два раза в течение рабочего дня — лучшее в мире средство для экономии времени. Это гораздо предпочтительнее, чем беспокоить друг друга каждые десять минут для того, чтобы поделиться очередными новостями или обменяться информацией.

• Составляйте и распространяйте отчеты с информацией о ходе текущих дел. Если вы работаете над проектом совместно с другими людьми, введите в практику ежедневный или еженедельный текущий отчет о ходе реализации проекта, чтобы каждый из членов вашей рабочей группы мог легко ознакомиться с состоянием дел, не отвлекая для этого других. Дома или на работе вы можете запланировать проведение регулярных совещаний для обмена информацией, лично или по телефону.

ОБРАЗЕЦ ОТЧЕТА О ХОДЕ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Проект: аллея в Северном

парке.

Ответственное лицо: Дана.

Срок реализации: 3 декабря.

Документация: смотри папку «Аллея в Северном парке».

Следующий этап: 25 ноября Дана проводит совещание с подрядчиком.

Внутренние помехи

Конечно, далеко не всегда нас отрывает от дел кто-то другой. Иногда мы сами отвлекаемся, и это может оказать не меньшее влияние на снижение нашей продуктивности. Вот некоторые советы по минимизации этих внутренних помех.

• Запаситесь едой и питьем перед тем, как приступить к работе. Вместо того чтобы нарушать нормальный режим питания, оставаясь без еды на длительное время, или периодически бегать к ближайшему киоску за шоколадными батончиками, чтобы заморить червячка, потратьте несколько минут на то, чтобы приготовить легкую закуску перед тем, как приступите к длительной работе. Поставьте на стол бутылку с водой, запаситесь термосом с горячим кофе.

• Всегда держите свой планировщик под рукой, чтобы в любое время вы могли записать в него новые мысли, пришедшие вам в голову. Если у вас нет одного постоянного места для записи новых дел, которые вы планируете сделать, или новых идей, которые вы хотите обдумать и реализовать, вам трудно удержаться от искушения приступить к выполнению таких задач немедленно. Но если у вас есть надежное место для записи всей этой информации, вы можете побороть это искушение. Держите планировщик под рукой и записывайте свои мысли и планы по мере их возникновения. На работе каждый сотрудник должен брать с собой свой органайзер на совещания и деловые встречи, чтобы делать для себя заметки. Одна из компаний создала и ввела в практику работы своих сотрудников блокноты под названием «Парковка», в которых сотрудники записывали все, что приходило им в голову во время совещаний, даже если это не относилось к повестке дня, — к этим новым идеям обращались позже и тщательно их обрабатывали.

• Держите под рукой специальный блокнот или диктофон, чтобы записывать более сложные и развернутые идеи. Творческим людям часто